Benachrichtigung

Informationspflichten können ihre Wirkung nur in Fällen entfalten, in denen Daten direkt bei und von dem Betroffenen selber erhoben werden. Man spricht hier von der sog. Direkterhebung. Erfolgt die Erhebung jedoch an anderer Stelle, so treten Benachrichtigungspflichten an die Stelle der Unterrichtungspflichten. Sie dienen auch als Vorstufe zu einer späteren Auskunft: Ohne Wissen von der Erhebung wird ein Auskunftsverlangen der Verantwortlichen Stelle gegenüber kaum entstehen.

Verfahren und Form

Über Art. 13 DSGVO hinausgehend enthält Art. 14 DSGVO genauere Pflichten zum Zeitpunkt der Benachrichtigung, da diese eben nicht als Unterrichtung direkt bei Erhebung stattfindet. So ist innerhalb einer angemessenen Frist nach Erhebung der personenbezogenen Daten der Betroffene hierüber in Kenntnis zu setzen, spätestens jedoch nach einem Monat. Gerade bei großen Mengen von Daten wird die Verantwortliche Stelle hier schon im Vorfeld Verfahren vorgesehen haben müssen, um diesem Erfordernis nachzukommen.

Werden die Daten zur Kommunikation mit dem Betroffenen genutzt, so sind die Informationen spätestens mit dieser Kontaktaufnahme bereitzustellen. Die Monatsfrist gilt dann nicht.

Dasselbe gilt, wenn die Offenlegung der Daten an einen Dritten beabsichtigt ist. Spätestens im Zeitpunkt dieser Übermittlung muss die Information darüber erfolgen.

Zahlreiche über Art. 13 DSGVO hinausgehende Ausnahmen von der Benachrichtigungspflicht enthält Art. 14 Abs. 5 DSGVO. So kann eine Information unterbleiben, sofern der Betroffene bereits über alle relevanten Informationen verfügt.

Auch besteht keine Pflicht, wenn die Information unmöglich ist oder einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordert. Letzteres wird in der nachfolgenden Aufzählung konkretisiert: Insbesondere kommt die Unverhältnismäßigkeit bei im öffentlichen Interesse liegenden Verarbeitungen wie zu Archivzwecken, wissenschaftlichen oder historischen Forschungszwecken oder für statistische Zwecke in Frage. Die Bedeutung der Ausnahme dürfte sich außerhalb dieser Fälle daher wohl in engen Grenzen halten.

Ausnahmen können sich auch ergeben, wenn die Erlangung oder Offenlegung der Daten durch ein anderes Gesetz vorgesehen ist oder die Daten einer Geheimhaltungspflicht oder einem Berufsgeheimnis unterliegen. In diesen Fällen können sich aber Benachrichtigungspflichten auch aus dem diesbezüglichen Spezialgesetz ergeben.

Im Gegensatz zu den geschilderten Unterschieden im Verfahren gibt es für die Form keine weiteren Unterschiede zu Art. 12 DSGVO. Insoweit kann somit auf obige Ausführungen verwiesen werden (III.1.b.aa.(2)).

Inhaltliche Anforderungen

Auch die inhaltlichen Anforderungen ergeben sich hier aus Art. 14 DSGVO. Diese entsprechen in weiten Teilen den bereits oben beschriebenen Informationen aus Art. 13 DSGVO, wenn auch die Gliederung innerhalb der Norm vereinzelt abweicht. Daneben gelten auch hier die allgemeinen Grundsätze zu Transparenz und Verständlichkeit aus Art. 12 DSGVO.

Auch hier sind nicht die personenbezogenen Daten selbst Gegenstand der Benachrichtigung.

Als über Art. 13 DSGVO hinausgehende zusätzliche Information ist bei der Benachrichtigung auch die Quelle, aus der die Daten stammen anzugeben sowie gegebenenfalls, ob es sich dabei um eine öffentlich zugängliche Quelle handelt.